Преимущества и недостатки письменного общения

Преимущества и недостатки письменного общения: Письменное общение имеет решающее значение в современной рабочей среде. Это требует творчества и изобретательности в уме. Сильные письменные коммуникативные навыки должны быть развиты менеджерами и владельцами бизнеса, которые также должны побуждать своих сотрудников делать то же самое. Эффективное письменное общение необходимо для разработки значимых рекламных материалов для роста бизнеса. Эффективное письмо требует обдуманного выбора слов, соответствующего оформления фраз и размещения слов в предложениях.

Значение письменного общения
В широком смысле письменные сообщения охватывают все виды корреспонденции, такие как письма, циркуляры, руководства, отчеты, телеграммы, служебные записки, бюллетени и многое другое. Это более формальная, строгая манера говорить. Он тверд и неизменен. Точная письменная запись, которая сохраняется, создает постоянную запись для использования в будущем.

Письменное общение имеет различные преимущества, в том числе возможность сохранять, легко понимать и использовать в качестве юридической документации. Но “письменное сообщение” имеет две стороны, как и все остальное. Подробнее о недостатках текстовой коммуникации мы поговорим в этой статье. Давайте сначала поговорим о многих преимуществах письменного общения.

Рекомендуется: преимущества и недостатки покупки в рассрочку

Преимущества (достоинства) письменного общения

1. Легко хранить: Одним из ключевых преимуществ письменного общения является простота сохранения письменных записей. Общение вербальное и невербальное не поддерживается. Даже если это можно записать, нецелесообразно делать это каждый раз. Важная информация собирается путем письменного общения из уже сохраненных данных.

2. Ясность и четкое понимание: Письменное общение также предлагает четкое и полное понимание сообщения, которое должно быть передано. Письменное общение дает нам возможность перечитывать сообщение до тех пор, пока целевая аудитория не поймет его полностью. Кроме того, снижается вероятность того, что какая-либо информация, связанная с общением, будет потеряна или неправильно понята.

В результате предполагаемое значение отправителя точно принимается и понимается получателем. Устная или невербальная коммуникация легко забывается, и в некоторых случаях получатель может не обращать пристального внимания во время прослушивания. При письменном общении этого не происходит.

Также см.: Объяснение классификации продуктов питания.

3. Постоянная запись: Тот факт, что письменные записи общения служат постоянным документом, является еще одним значительным преимуществом письменного общения. Кроме того, отчеты компании обычно представляются в письменной форме, что делает их очень ценными в качестве ссылок в будущем. Например: решения, принятые в прошлом, могут служить ориентиром для решений, принимаемых в будущем и для других целей. Если это в письменной форме, это сэкономит время и работу в будущем.

4. Облегчает презентацию: У нас есть преимущество в том, что мы можем быстро и более эстетично передать любую сложную тему или информацию посредством письменного общения.

Руководители коммерческих организаций могут более точно и лаконично передавать информацию посредством текстового общения. Он предлагает руководство о том, как кратко объяснить факты.

Читайте также: Качества неудачников.

5. Служит юридическим документом: Письменные записи используются в качестве юридической документации для значительных сделок и деятельности компании. Письменное сообщение является типом доказательства, которое принимается в судебных делах. Он поддерживается с должной тщательностью и вниманием, потому что это юридическая документация, и при ее написании были соблюдены все необходимые стандарты.

6. Без траты времени и денег: Еще одним преимуществом письменного общения является то, что оно помогает избежать траты времени и денег. Это потому, что все стороны или участники, которые выражают свои идеи или данные, могут сделать это, даже если они никогда не встречались, т. е. коммуникаторы и получатели могут обмениваться мнениями, даже не говоря ни слова.

7. Меньше шансов искажения: Кроме того, письменное общение снижает вероятность искажения. Подобно текстовому общению, информация записывается постоянно, что снижает вероятность искажения или других изменений содержания.

При устном общении коммуникатор может забыть некоторые важные детали или факты, когда они были сказаны. Однако, поскольку содержание сообщения написано, вероятность искажения при использовании письменного сообщения очень мала.

Читайте также: Самые богатые ученые мира.

8. Простота проверки: Это преимущество текстовых сообщений кажется совершенно очевидным. Можно быстро проверить любую неопределенность. Вы можете проверить достоверность того, что было сказано или одобрено, прочитав письменный отчет. Проверить, произошел ли информационный разрыв между сторонами, несложно.

Также см.: Значение и различия между моралью и этикой.

Недостатки (недостатки) письменного общения

1. Дорого: Быть более дорогим, чем другие формы общения, является одним из недостатков письменного общения. Для осуществления текстового общения требуются компьютер, значительная рабочая сила, бумага, ручки, чернила, пишущие машинки, печатные станки и обслуживание таких машин и оборудования. Кроме того, написание и доставка писем организации обходится группе людей в большие деньги, что дорого обходится любой организации. Поэтому дорого.

2. Отнимает много времени: Письменное общение не только дорого стоит, но и занимает много времени. На составление и составление заявления в письменной форме уходит гораздо больше времени, чем на его устную передачу. Устное коммуникационное сообщение может быть доставлено по телефону за считанные секунды, тогда как письменное сообщение может занять от двух до трех дней, чтобы достичь предполагаемого получателя.

Кроме того, письменное общение требует времени, поскольку ответ задерживается. Сообщение также должно быть закодировано и отправлено много раз.

Также см.: Самые молодые руководители в мире (с фотографиями): Топ-10

3. Отсутствие конфиденциальности: Тот факт, что не всегда удается сохранить конфиденциальность информации, является одним из самых больших недостатков текстового общения. Поскольку письменное общение предоставляется всем, кто интересуется информацией или конкретным вопросом, существует вероятность утечки информации любым сотрудником.

Из-за этого компания может понести убытки.

4. Задержка с ответом и принятием решения: Реакция не спонтанна, так как отсутствует немедленный ответ, что в конечном итоге вызывает задержку последующего принятия решения, если получатель сообщения находится далеко и имеет какие-либо сомнения, требующие уточнения.

5. Красный тапизм: Это один из главных недостатков письменного общения. Бюрократия — это время, необходимое для утверждения проекта. Все сообщения обычно передаются по цепочке Scalar, однако иногда любые напечатанные сообщения или письма могут храниться в файле без немедленного ответа.

Заинтересованная сторона намеренно задержала ответ, что в конечном итоге затянуло процесс принятия решения.

Читайте также: Самые дорогие рестораны мира.

6. Непрактично для неграмотных: Еще один недостаток письменного общения заключается в том, что оно бесполезно, если ни отправитель, ни получатель не умеют читать или писать. Неграмотность делает невозможным для отправителя составление письменного сообщения, а также делает невозможным его чтение для получателя, что часто приводит к неудачному общению.

7. Изготовление информации: Существует вероятность того, что сотрудники будут фабриковать письменные сообщения, когда они противоречат интересам или опасениям вышестоящих должностных лиц или других авторитетных лиц. Чтобы добиться одобрения вышестоящих инстанций в своих интересах, они могли преувеличивать или льстить предоставленной информации.

Кроме того, отправитель может приукрасить и польстить правду в подготовленном письме, если он хочет избежать критики со стороны других.

Рекомендуется: преимущества и недостатки писаной конституции

8. Информация о сложности: Любое письменное сообщение должно быть создано и составлено с использованием конкретных руководящих принципов и формальностей, которые необходимо соблюдать. Он должен быть в правильном формате для цели, для которой он был написан, что часто вызывает трудности у человека, отправляющего или записывающего информацию.

Также см.: Как научиться хорошо разбираться в математике.

Вывод

Когда дело доходит до деловых вопросов сегодня, общение имеет решающее значение, особенно письменное общение. В результате письменное общение является наиболее распространенной формой общения в бизнесе. В результате среди профессионалов бизнеса это считается решающим. Кроме того, на эффективность письменной информации влияет правильный выбор слов, то, как слова расположены в предложениях и насколько хорошо составлены фразы. Письменная информация считается более законной и законной, чем устная.

Кроме того, люди придают большее значение письменной информации, чем устному общению. Однако, как и устное общение, письменное общение требует времени для преобразования в понятную форму и не предполагает быстрой реакции, поскольку не является спонтанным. Кроме того, люди придают большее значение письменной информации, чем устному общению.