Что, если бы вы и ваши клиенты могли с нетерпением ждать видеовстреч, а не рассматривать их как неизбежное зло?
Согласно исследованию Korn Ferry 2019 года, «89% работников говорят, что каждую неделю тратят время на посещение непродуктивных совещаний и звонков».
Эта текущая тенденция плохо организованных совещаний дает вам широкие возможности проявить себя как поклонник видеосовещаний.
Вы можете трансформировать этот аспект пути клиента при правильном выполнении, что приведет к более полноценной роли и более прочным отношениям с клиентами, что повысит вашу ценность на рынке.
Перед встречей
Заложить прочный фундамент для отличной встречи — вот где начинается подготовка.
Делай свою домашнюю работу
Полезно знать, есть ли у ваших посетителей или у кого-то из их близких недавнее достижение, которое включает в себя поздравления или радость вместе с ними или просто вопросы об этом.
Вы просто хотите провести надлежащую разведку, чтобы убедиться, что у вас есть нужный объем актуальных, значимых знаний. Поверьте мне; это стоит дополнительных 5–10 минут исследования и изменит правила игры для обеих сторон.
Встраивайте вопросы и ответы в свои повестки дня
Вопросы неизбежны в видеозвонках, особенно в нашей отрасли.
Несмотря на словесное резюме, упомянутое далее в этой статье, вы захотите зарезервировать последние пять минут для вопросов и ответов.
Если вы пренебрегаете этой практикой, вы рискуете упустить время или поторопиться с уходом, что является запретом для видеозвонков.
Отправить напоминания вручную
Во-первых, вы захотите отправить напоминание о собрании вручную за час или два до начала игры.
Автоматизация не является отказоустойчивой, поэтому ручные напоминания гарантируют, что ваши посетители появятся, несмотря на технологические сбои.
Ручные напоминания также добавляют приятный человеческий элемент, настраивая опыт и сообщая о вашем участии и интересе.
Попробуйте добавить в эти напоминания легкий юмор, чтобы наладить взаимопонимание с участниками.
Короче говоря, эта практика служит простым способом пройти лишнюю милю.
Подтвердить аудио и видео
Самая важная проверка перед встречей — запустить программное обеспечение на 5–10 минут раньше, чтобы убедиться, что ваши аудио и видео находятся в полном рабочем состоянии.
Вы захотите увидеть, как выглядит ваш фон, и убедиться, что изголовье вашей кровати находится под контролем.
Обратите внимание на кнопку отключения звука и будьте осторожны, чтобы не отключить звук во время разговора по телефону!
Во время встречи
Независимо от того, как часто вы были на видеозвонках, всегда есть какой-то дискомфорт.
Устранить неловкость
Устраните неловкость прямо у ворот, задав вопрос или комментарий о ваших посетителях или их бизнесе.
Идеальный сценарий здесь предполагает, что вы празднуете что-то с участниками, как мы уже говорили выше.
Этот подход может быть не таким креативным, как забавные предложения ледокола, но он безопасен.
И это повышает качество обслуживания клиентов, добавляя еще один уровень личного контакта.
Вот несколько примеров из жизни:
- Юбилей бренда: Компания недавно отпраздновала (или собирается отпраздновать) юбилей с момента запуска.
- Годовщина роли: Участник недавно отпраздновал (или собирается отпраздновать) свой юбилей в своей текущей роли, в компании или в отрасли.
- Недавняя акция.
- Недавний пост/статья.
- Недавний проект или тематическое исследование.
- Редизайн бренда и/или веб-сайт.
- Свадьба.
- Годовщина свадьбы.
- Рождение ребенка.
- День рождения.
- Выпускной.
- Победа любимой профессиональной спортивной команды.
- Марафон.
Примечание. Большинство этих мероприятий не ограничиваются непосредственно вашими посетителями; они также могут обратиться к одному из своих близких.
Общайтесь с жесткими остановками
Один фол на встрече, в моей книге, не сообщает о жесткой остановке в начале встречи.
Сообщите участникам как можно скорее, что вам нужно закончить в оговоренное время.
Невыполнение этого требования может привести к неловкому концу встречи, в зависимости от того, как распределяется время.
Повторить повестку дня
В качестве стратегической любезности напомните приглашенным о сроках встречи и подтвердите, что она все еще работает для них.
Что-то вроде: «Похоже, мы выделили на эту встречу 30 минут. Это все еще работает для вас?»
Во-вторых, не думайте, что посетители читают маршрут.
Убедитесь, что они знают, что в очереди, и позвольте им сделать дополнение.
Этот важный шаг на собрании задает правильные ожидания и дает участникам чувство контроля, и то, и другое облегчит им жизнь.
Придерживайтесь повестки дня
Мы все знаем, что сделать это намного сложнее, чем кажется.
Важно убедиться, что вы используете повестку дня в качестве руководства для проведения собрания.
Не отклоняйтесь в области, ранее не согласованные обеими сторонами.
Во-первых, можно считать непрофессиональным заниматься вопросами, не включенными в первоначальные темы обсуждения.
Реальность такова, что люди делают это постоянно, и это, вероятно, останется незамеченным.
Однако вот что не останется незамеченным: плотно организованная встреча, придерживающаяся повестки дня, которая каждый раз будет выделяться из толпы.
Как обращаться с периферийными запросами
А как насчет сложных сценариев, когда участник вставляет комментарий или вопрос, который гарантированно приведет к срыву или задержке встречи?
В этой ситуации лучше всего просто подтвердить вопрос и попросить разрешения ответить на него в конце встречи.
Это дает еще одну возможность дать вашим гостям чувство контроля, эффективно управляя вашими встречами.
Участник также оценит, что вы подняли его вопрос в конце встречи, потому что это еще один показатель того, что его выслушали и расставили приоритеты.
В конце встречи у вас есть два варианта.
Если у вас есть трудная остановка, тактично подчеркните успех встречи и попросите разрешения ответить на их вопрос по электронной почте или аналогичным образом.
Вы даже можете добавить его к следующей встрече, если это применимо.
Даже если у вас есть некоторая гибкость, вы все равно должны подчеркнуть успешную встречу, прежде чем решать какие-либо второстепенные проблемы, помогая им понять, что вы выполнили свою часть сделки.
Сделайте устный обзор встречи (обсуждается ниже) и подчеркните, что вы заканчиваете вовремя, показывая, что вы хорошо провели встречу и уважали их время.
За резюме следует комментарий вроде: «Фред, у тебя ранее был вопрос о ________. У меня есть дополнительное время, если вы хотите продлить встречу, или мы можем решить это по электронной почте, если вам так удобнее».
Обратите внимание, что вы тактично подчеркиваете, что они затягивают встречу.
Предоставьте устное резюме
Одним из моих любимых занятий по завершении встречи является устное подведение итогов.
Это повышает тщательность, предоставляет полезные резюме и создает менее неловкое окончание.
Эти резюме должны быть исчерпывающими, выделяя все основные темы встречи, включая второстепенные темы.
Они также должны быть краткими, похожими на пункты списка.
Окончание вовремя
Это нельзя переоценить.
Во-первых, это говорит о том, что вы уважаете время каждого.
Во-вторых, это показывает, что вы знаете, как эффективно провести совещание.
И, если вы рассмотрели все необходимое меньше, чем отведенное на встречу время – смело заканчивайте встречу раньше. В конце концов, кто не любит тратить несколько минут своего дня?
Отправить резюме по электронной почте после встречи
Это просто лучшая практика.
Тем не менее, многие ли из нас виновны в пренебрежении этим шагом?
Это должно быть простое электронное письмо с пунктами обо всем обсуждаемом, включая действия.
Вы также должны попросить получателей подтвердить, что ничего не было упущено.
Вывод
Подумайте о том, чтобы практиковать несколько этих тактик за раз, пока они не станут привычными.
Следуйте этому, реализовав еще несколько.
Это не позволит вам чувствовать себя перегруженным и, таким образом, не улучшит управление видеовызовами.
Освоение видеозвонков — это простой способ заслужить уважение и признательность тех, с кем вы встречаетесь.
В равной степени следует отметить большое удовлетворение, которое вы испытаете, проводя встречи с изяществом.
Вот вам и стать тем цифровым маркетологом, которого все с нетерпением ждут!
Дополнительные ресурсы:
Рекомендуемое изображение: fizkes/Shutterstock
